为了对内部文件和外来文件进行有效管理，使文件档案资料管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本制度。

（一）、需管理的文件资料

1、国家、行业等发放的有关标准、规范、规程等；

2、与部门相关的有关文件、资料等；

3、本实验室发放的有关文件、规章制度、办法等；

4、仪器设备汇总表、台账等；

5、仪器设备说明书、计量检定合格证、验收、维修、使用、记录等；

6、样品、物资入库及发放登记等；

7、各类检测原始记录、委托单和检测报告书等；

8、实验人员反馈的质量意见及处理方法。

（二）、职责分工

1、外发文件由中医学院办公室制定，并由实验室主任负责审核、批准；

2、《质量手册》、《程序文件》由质量负责人组织办公室有关人员编写并由质量负责人完成修订和审核；

3、技术负责人组织作业指导书和记录表格的编制、审核和修订；

4、实验室办公室负责各类文件的分类、编号、归档、管理和处理过期文件；

（四）、文件管理

1、中医学院办公室应建立文件档案目录,并由档案管理员专人管理；

2、实验室文件的发放由实验室主任确定，办公室要作好收文、发文、登记、签名工作；

3、文件的借阅应向办公室办理相关手续，阅读完后应马上返还，文件复印应经主任批准后，办公室办理登记后才有效；

4、技术档案是实验室的技术机密，要编号造册并妥善存放在条件较好、温度、湿度适当的房间里，防止虫蛀霉烂，所有的技术档案由办公室统一保管。